Combien de temps faut-il conserver ses factures?

Archiver et garder ses factures ok, mais pendant combien de temps et pourquoi ?

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Le Code de Commerce attend que les dirigeants des entreprises gardent leurs factures dans un délais plus ou moins long selon la nature de la pièce justificative. 

Aujourd’hui, Vysion vous en dit plus sur le temps de conservation des justificatifs et les risques encourus en cas de non-respect de ces obligations.

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Le temps de sauvegarde d’une facture se fait en fonction de trois critères :

• La réglementation fiscale 
• La réglementation commerciale 
• La réglementation économique

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La réglementation fiscale impose aux entreprises de garder leurs factures pendant six ans à partir de la date d’établissement de celles-ci.

Les commerçants doivent garder leurs pièces justificatives pendant dix ans plus l’année fiscale en cours.

Toutes prestations de services ou actes de vente doivent être conservés pendant trois ans.

Le temps de conservation d’une facture dématérialisée est de six ans.

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La deuxième question qui se pose est donc, comment les conserver ? 

Cela dépend du type de document.

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Les factures de vente peuvent être gardées sous forme originale ou photocopié (sans aucune modification). Au contraire des factures d’achat où il est impératif de garder l’original de la facture.

Les entreprises peuvent donc conserver leurs factures sous deux formes. Un double sous format électronique ou un double de la facture délivrée (l’original étant donné au client).

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Les factures doivent être archivées en France et  être accessibles à l’administration fiscale. 

L’importance de conserver ses factures clients et fournisseurs est en partie due à une réduction de TVA.

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Maintenant que nous avons vu les règles de conservation des factures, penchons-nous sur les sanctions en cas de non-respect de celles-ci.

Les deux premiers points à relever sont que d’un point de vue fiscal, l’administration peut remettre en cause les déductions de TVA. D’un point de vue commercial, avoir garder ses pièces justificatives assure une preuve en cas de litiges.

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Si vous ne conservez pas les factures de vente, votre entreprise encourt une pénalité de 50% de l’ensemble des montants facturés.

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En ce qui concerne les factures fournisseurs, l’entreprise risque un rejet des déductions de charges.

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Vous savez maintenant pourquoi et comment conserver vos pièces justificatives et quelles peuvent être les conséquences en cas de non-respect des règles 🐝